Notfallplan erstellen – Schritt für Schritt zur Umsetzung
Ein Notfallplan entfaltet seinen Wert nicht durch bloße Existenz – sondern durch Struktur, Relevanz und Umsetzbarkeit. Genau hier setzen Normen wie ISO 22301 und BSI 200-4 an.
In diesem Kapitel zeigen wir praxisnah, wie Sie einen wirkungsvollen Notfallplan erstellen – Schritt für Schritt und normkonform.
Jeder Notfallplan beginnt mit der zentralen Frage: „Worauf genau bezieht sich dieser Plan?“
💡 Praxis-Tipp: Platzieren Sie diese Angaben sichtbar auf dem Deckblatt – inklusive Datum, Version, Freigabe und verantwortliche Person.
Ein Notfallplan kann nur so gut sein wie die Analysen, auf denen er basiert. Den Kern bilden zwei sich ergänzende Methoden: die Business Impact Analyse (BIA) und die Risikoanalyse. Die BIA legt offen, welche Geschäftsprozesse kritisch sind und welche Folgen ihr Ausfall hätte. Die Risikoanalyse analysiert im Anschluss, durch welche Szenarien genau diese Ausfälle eintreten könnten.
Der Einstieg erfolgt immer mit der BIA. Ziel ist es, ein strukturiertes Bild davon zu bekommen, welche Aktivitäten für das Überleben der Organisation unverzichtbar sind – etwa, weil sie gesetzlichen Anforderungen unterliegen, Kundenverträge absichern oder die Liquidität gewährleisten.
Die Antworten auf diese Fragen liefern zentrale Kennzahlen wie das Recovery Time Objective (RTO) und die maximal tolerierbare Ausfallzeit (MTA), die später maßgeblich für Eskalationslogiken und technische Wiederanlaufpläne sind.
Aufbauend auf der BIA folgt die Risikoanalyse. Sie ergänzt die Auswirkungsseite durch die Ursachenperspektive: Welche Szenarien können zum Ausfall eines kritischen Prozesses führen? Die Analyse umfasst sowohl technische, organisatorische als auch externe Bedrohungen und bewertet sie hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß.
Die Bewertung mündet meist in eine Risikomatrix, aus der sich Maßnahmen zur Vermeidung oder Eindämmung der Auswirkungen ableiten lassen. Die Risikoanalyse ist also kein Selbstzweck, sondern Grundlage für gezielte Prävention.
Erst das kombinierte Verständnis aus kritischen Prozessen (BIA) und konkreten Bedrohungen (Risikoanalyse) erlaubt es, einen maßgeschneiderten, praxisnahen Notfallplan zu entwickeln – wie es auch die Standards ISO 22301 und BSI 200-4 fordern.
Ein Notfallplan kann noch so detailliert und fachlich korrekt sein – wenn im Ernstfall nicht klar ist, wer was wann tun soll, scheitert seine Umsetzung. Genau deshalb verlangen ISO 22301 und BSI 200-4 eine saubere Definition von Rollen, Zuständigkeiten und Ablauflogik – sowie eine Planstruktur, die im Stressfall schnell erfassbar ist.
In diesem Schritt geht es daher um zwei Dinge:
Die Struktur des Plans sollte sich nicht an Hierarchien orientieren, sondern am Informationsfluss und der Handlungslogik im Ernstfall. Ein klarer, flacher Aufbau ist essenziell – idealerweise digital pflegbar.
💡 Praxis-Tipp: Wenn die Struktur einmal steht, lassen sich Pläne einfacher testen, erweitern und automatisiert verteilen – ideal in digitalen Tools wie der Nica Cyber Suite.
Das Rückgrat jedes Plans sind die Menschen, die ihn umsetzen. Jede Rolle muss eindeutig beschrieben und mit konkreten Zuständigkeiten, Kontaktinformationen und Eskalationsrechten hinterlegt werden.
In der Praxis ändern sich Kontakte und Zuständigkeiten regelmäßig. Ein statischer Plan in Word oder PDF kann da schnell zum Risiko werden. Mit der Nica Cyber Suite können Rollen:
Ohne klar geregelte Zuständigkeiten bleibt jeder Notfallplan Theorie. Wer definiert, wer was wann tut, sorgt für Handlungssicherheit und Kontrolle. Mit der Nica Cyber Suite wird daraus ein aktives System – jederzeit abrufbar und automatisch aktualisierbar.
Der Kern eines Notfallplans ist das konkrete Vorgehen bei Ausfall eines kritischen Prozesses oder Systems. Hier zählt Klarheit, Übersichtlichkeit und Eindeutigkeit.
💡 Hinweis: In der Nica Cyber Suite lassen sich solche Abläufe strukturieren – mit Eskalationspfaden, Checklisten und automatisierter Auslösung.
Ein Plan ist nur so gut wie seine letzte Übung. Deshalb ist die regelmäßige Überprüfung, Testung und formale Freigabe essenziell.
Ein Plan ist nur dann wirksam, wenn er allen Beteiligten bekannt und verständlich ist. Daher gehört zum Rollout auch die gezielte Schulung.
Ein Notfallplan ist kein statisches Dokument. Er muss regelmäßig überprüft, angepasst und versioniert werden.
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Mo–Fr 9:00 – 16:00 Uhr
Ein Notfallplan konzentriert sich auf die unmittelbare Reaktion auf plötzlich eintretende Störungen wie IT-Ausfälle, Brände oder Stromausfälle. Ein Krisenmanagementplan hingegen befasst sich mit der strategischen Steuerung schwerwiegender, oft längerfristiger Ereignisse – inklusive Kommunikation, Führung und Reputation.
Nein, aber die genannten Normen bieten einen bewährten und praxisnahen Rahmen. Wer nach diesen Standards arbeitet, erhöht die Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit des Plans – und erfüllt zugleich Anforderungen von Kunden, Aufsichtsbehörden oder Auditoren.
Laut Norm mindestens einmal jährlich oder anlassbezogen nach Vorfällen, Tests oder organisatorischen Veränderungen. Empfehlenswert sind automatisierte Review-Zyklen und eine zentrale Änderungsdokumentation.
Verantwortlich ist in der Regel ein benannter Notfallbeauftragter oder ein BCM-Verantwortlicher (Business Continuity Management). Wichtig ist, dass Zuständigkeiten klar geregelt, dokumentiert und szenarienbezogen hinterlegt sind.
Durch regelmäßige Übungen (z. B. IT-Ausfall, Evakuierung, Kommunikationsketten) und zielgruppenspezifische Schulungen – etwa über E-Learning, Onboarding oder Notfallkarten. Wichtig: Jeder muss wissen, was im Ernstfall zu tun ist.
Digitale Lösungen ermöglichen eine zentrale Pflege, automatische Verteilung, Versionierung und Alarmierung im Notfall. Das reduziert Fehler, spart Zeit und macht den Plan lebendig statt statisch – ein echter Mehrwert in der Praxis.
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